Vous avez décidé d’organiser un Contribatelier ? Super ! Cette page a pour but de regrouper des conseils, bonnes pratiques et outils que nous avons éprouvés et approuvés. Rien n’est obligatoire, mais vous y trouverez sûrement de quoi vous simplifier l’organisation et vous donner les moyens de mettre sur pied un évènement utile au Libre dont vous pourrez être fièr·e !
Je m’entoure et je constitue l’équipe d’organisation
On vous aide !
Pour commencer, n’hésitez pas à nous solliciter ! Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans cette page et/ou si vous voulez discuter échanger, contactez-nous, on vous aidera autant que possible avec plaisir !
Mon équipe d’organisation locale
Il est bien sûr possible de planifier un Contribatelier tout·e seul·e mais on vous conseille fortement de constituer un petit groupe de personnes pour organiser les premières éditions de votre Contribatelier. Mine de rien, c’est quand même pas mal de travail (il suffit de voir la taille de cette page !) et il est beaucoup plus aisé d’animer un Contribatelier à plusieurs (ça permet notamment de proposer plus d’activités et de se soutenir !)
Un outil pour s’organiser efficacement : la Framateam Contribateliers
Pour les équipes d’organisation, une équipe Framateam a été mise en place : https://frama.link/Team (nécessite d’avoir déjà un compte Framateam).
Pour un Contribatelier dans un nouvelle ville, il est possible de nous demander la création d’un canal privé pour pouvoir échanger sur la recherche de lieux, de dates, les communications à créer et faire passer, etc.
Il existe également un canal privé permettant à tous les organisateur·rices de Contribateliers de se retrouver pour discuter et échanger les bonnes pratiques, les évolutions du site web, etc. Demandez-nous, on vous y invite !
Donner du swag vie à votre Contribatelier !
Logos
Des logos ont été créés afin d’illustrer les communications et surtout de permettre à chaque Contribatelier local d’être facilement identifiable comme membre de la grande famille des Contribateliers !
- Fichiers .svg (vectoriel) et versions .png des logos déjà existants et du modèle pour créer le logo de votre ville.
Médias sociaux
Il est très utile de créer des comptes de médias sociaux pour :
- Assurer la visibilité de son Contribatelier,
- Pouvoir informer des prochaines éditions,
- Pouvoir être contacté·es,
- Pouvoir publier les bilans et retours de son Contribatelier.
Vous pouvez ainsi créer un compte spécifiques à votre Contribatelier sur :
- Mastodon (exemple avec Lyon)
- Twitter (pour l’instant il existe un compte global pour tous les Contribateliers)
- ou autre !
(et oui, on évoque tout de même Twitter et Facebook)
Il existe une bannière « commune » pour tous les Contribateliers. Vous pouvez l’utiliser, la personnaliser ou bien évidemment créer la vôtre si vous préférez :
Il existe aussi cette variante si vous préférez 😉
Formats .png et format .xcf (pour les modifier avec Gimp) des deux bannières.
Liste de diffusion
Un moyen simple d’informer et de garder le contact est de mettre en place une liste de diffusion, par exemple en utilisant https://framalistes.org.
Les personnes intéressées sont ainsi autonomes dans leur inscription et désinscription aux actualités de votre Contribatelier. Et du côté des organisateur·rices, il suffit d’envoyer un mail à l’adresse de la liste pour être sûr·es que tout le monde le reçoit !
Je trouve le lieu et la date de mon Contribatelier
Vous pouvez demander à des associations et institutions existantes dans votre ville (MJC, mairies, universités, tiers lieux, FabLab/Hackerspaces, salles associatives, etc.). Osez chercher des salles utilisables gratuitement (notamment via les médias sociaux) : ça marche ! Pensez à le réserver suffisamment à l’avance.
Quelques critères à vérifier pour trouver la salle de vos rêves :
- Possible d’accueillir 30 personnes (ou plus),
- Possibilité de travail en groupes (espaces séparés ou très grande salle),
- Ouverte le soir (jusqu’à minuit),
- Possibilité d’amener à manger et à boire,
- Wifi correct et un minimum de prises électriques (sinon prévoir les multiprises !)
Je prépare les inscriptions
Pour avoir une idée du nombre de participant·es attendues, plusieurs possibilités :
- Créer un Framaforms (permet notamment de recueillir des informations complémentaires si besoin, par exemple les contraintes alimentaires si vous gérez la nourriture),
- Créer un Framadate (exemple de colonnes : « Je participe », « Peut-être », « Une prochaine fois ! » )
- A Lyon, l’habitude a été prise de créer un Framapad qui regroupe :
- Les infos utiles (adresse, horaires, tel. des organisateur.rice.s)
- La liste des participant.e.s, sur laquelle iels s’inscrivent
- Une liste des projets envisagés et proposés.
- Ce pad peut également servir pendant l’atelier à se coordonner dans les groupes de travail.
- Exemple de pad : Contribatelier lyonnais #10
Je communique
Sur les internets
Pour avoir un maximum de participant.e.s, vous devrez communiquer largement autour de l’atelier (en n’oubliant pas de joindre le lien vers les inscriptions 😉 ).
Exemple pour les Contribateliers lyonnais :
- Mise à jour du site contribateliers.org
- En première page, on peut rajouter un titre « ↓Nouveau Contribatelier↓ » et une image cliquable vers la page de participation
- Ajout de l’évènement sur l’Agenda du Libre (un exemple)
- Envoi d’un mail sur la liste de diffusion des Contribateliers lyonnais (framalistes.org)
- Je préviens les assos / réseaux partenaires / amies de la région
- J’inondes les médias sociaux de la bonne nouvelle :
- Je toote,
- Je tweete (et je me fais retweeter par le compte Twitter global),
- (et je mentionne Framasoft ou tout autre projet qui fera l’objet de contribution, pour être relayé)
- (et n’hésitez pas à utiliser vos comptes personnels pour publier et republier !)
Des relances quelques jours avant et le jour même aident à grapiller quelques inscriptions en plus :).
Dans la « vraie vie »
Pour annoncer localement votre évènement et/ou servir de guide sur le lieu de l’évènement, il existe des modèles d’affiches que vous pouvez personnaliser :
(Astuce écolo : à Lyon, pour pouvoir réutiliser les affiches, elles ont été imprimées et plastifiées en laissant vide la partie date et lieu : on peut ensuite écrire dessus au feutre pour tableau blanc et ainsi les récupérer pour l’édition suivante !)
Prévoir les activités du Contribatelier
Des exemples d’activités pour chaque domaine sont recensés sur la page Le concept.
Afin que les participant·es aient envie de venir, il faut si possible pouvoir proposer un ou plusieurs axes / pôles de contributions (d’où l’intérêt d’être plusieurs organisateur·rices : on a déjà les moyens humains d’en proposer quelques uns).
Vous pouvez également solliciter les participant·es pour qu’iels proposent d’animer des pôles (qu’iels ajouteront par exemple sur le pad ou bien proposeront dans un formulaire d’inscription Framaforms).
Une possibilité est aussi de solliciter des projets et associations pour inviter un·e de leurs membres à venir animer à pôle.
La nourriture et la boisson
Suivant votre organisation, chacun.e pourra apporter de quoi manger, ou la / les organisateur.rice.s prendront ça en charge… Mais n’oubliez pas d’en informer les participant.e.s !
Si vous gérez entièrement la nourriture et la boisson, pensez au fait que certaines personnes peuvent avoir des régimes alimentaires spécifiques (végétarisme, véganisme, allergies alimentaires, personnes ne buvant pas d’alcool, etc.) afin de ne pas les exclure involontairement de ce moment de convivialité.
J’anime mon Contribatelier
Un exemple de déroulé
- Accueillir les gens, dire merci d’être venus, expliquer pourquoi on est là. Il est possible d’organiser un jeu brise glace pour que les personnes sympathisent. C’est une alternative plus rapide et plus conviviale que les tours de table qui s’éternisent lorsqu’il y a beaucoup de participant·es. De plus certaines personnes ne sont pas à l’aise pour prendre la parole en public. Proposition de brise-glace : chaque personne pose à son voisin le plus immédiat trois questions (par exemple : son prénom, la dernière série / film qu’il a adoré, un logiciel libre qu’il recommande) et y répond ensuite. On fait trois tours de ce brise glace (on discute avec une personne différente à chaque fois).
- Présenter les pôles de contribution déjà proposés et ajouter les idées / envies qui peuvent être suggérées sur le moment. L’idéal est de pouvoir noter sur un tableau, en remplissant les infos suivantes : qui / quel sujet / quelles compétences vont être exercées ou sont nécessaires.
- Des affiches sont téléchargeables et personnalisables pour pouvoir signaler les pôles (comme pour les affiches d’annonce, si vous les plastifiez, elles deviennent réutilisables \o/ )
- On met la main à la pâte et on améliore le libre ensemble.
- Si c’est faisable, le top est d’organiser un retour de chaque pôle à tous à la fin du Contribatelier.
Valorisez les contributions des participant·es
Si vous avez contribuez sur des outils ou services Framasoft, demandez aux participant.e.s d’entrer le temps passé comme temps de bénévolat.
Le fait que les contributeur.rice.s ajoutent leurs temps de contribution à Framasoft permet d’évaluer la part de travail fourni par les non salariés, car sinon c’est impossible à quantifier. ça permet de montrer que Framasoft ce n’est pas juste 9 salarié·es qui font tout, que c’est une association faite de plein de gens volontaires pour donner de leur temps, contribuer, etc. Une contribution, c’est du travail, qui mérite d’être valorisé ! Cela permet aussi à Framasoft de justifier que le travail bénévole est indispensable et tient une part irremplaçable, que Framasoft reste fondamentalement une association, même si elle a des salarié·es.
Remerciez et récoltez les retours
Lorsque les personnes partent du Contribatelier, penser à les remercier d’être venues et d’avoir contribué. Il est également très intéressant de recueillir leurs impressions: qu’est-ce qu’elles ont aimé ou pas ? Est-ce qu’elles pensent revenir si vous renouveler l’évènement ? etc.
Je fais le bilan de mon Contribatelier
Alors ce Contribatelier ? Combien de participant·es ? A quoi ont-ils contribué ? C’était sympa ? Comment était l’ambiance ?
Écrivez un petit bilan de votre Contribatelier et nous le publierons dans la partie Actus de ce site. A noter que les points négatifs (« on a pas pu contribuer sur ce projet parce que… », »On a eu tel souci d’organisation ») ne sont pas à omettre car sources d’améliorations ! Ils permettent d’identifier les points de vigilances pour vos prochains Contribateliers (et les nôtres) ainsi que les freins à la contribution.